Huishoudelijk reglement

KBC-FOTOCLUB HUISHOUDELIJK REGLEMENT

ALGEMEEN

ARTIKEL 1.

Dit reglement dient ter uitvoering en aanvulling van de statuten van KBC-Fotoclub.
Elke bepaling in de wet, in de statuten of opgelegd door het bestuur ‘KBC- Personeelskringen’ heeft de voorkeur boven een bepaling in dit reglement indien deze hiermee in strijd is.
Elk personeelslid dat zich aansluit bij KBC-Fotoclub is gehouden dit reglement na te leven alsook alle deelnemers aan activiteiten gerelateerd aan de KBC-Fotoclub.

ARTIKEL 2. Doelstelling
De doelstelling van de personeelskring KBC-Fotoclub is:

Het bevorderen, aanmoedigen, uitwisseling van ervaring en tips met betrekking tot fotografie binnen KBC evenals het bevorderen van de vriendschappelijke relaties tussen KBC medewerkers onderling.
Om deze doelstelling te verwezenlijken, kan de vereniging activiteiten inrichten of aan activiteiten deelnemen. Deze activiteiten omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- het organiseren van - of deelnemen aan cursussen, al dan niet met gastdocenten
- het organiseren van - of deelnemen aan voordrachten, al dan niet met gastsprekers
- het organiseren van - of deelnemen aan workshops, al dan niet met gastdocenten
- het organiseren van - of deelnemen aan tentoonstellingen. De tentoonstellingen kunnen zowel publiekelijk als enkel toegankelijk voor leden zijn.
- het organiseren van - of deelnemen aan wedstrijden
- het tot stand brengen van relaties met verenigingen die gelijkaardige doelen nastreven.

ARTIKEL 3. Verenigingsjaar

Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar en zal derhalve beginnen op 1 januari en eindigen op 31 december te 00:00 uur.

BESTUUR

ARTIKEL 4. Statutair bestuur

Het statutaire bestuur zoals voorzien in de statuten bestaat uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een penningmeester en een secretaris. De mandaten zijn zoals in de statuten voor KBC personeelskringen voorzien toegekend voor onbepaalde duur. Elk bestuurslid kan zijn mandaat neerleggen bij schrijven gericht aan de leden van het statutaire bestuur.
Nieuwe kandidaat-bestuursleden zijn verkiesbaar na schriftelijke kandidaatstelling van de betrokkenen.

ARTIKEL 5. Algemeen bestuur

Naast de statutaire mandaten wordt het bestuursorgaan uitgebreid met een verantwoordelijke voor de ledenwerking, een verantwoordelijke communicatie en een webbeheerder.
Nieuwe kandidaten bestuursleden zijn verkiesbaar na schriftelijke kandidaatstelling van de betrokkenen.
Het algemene bestuur stelt bij gewone meerderheid onder de aanwezige leden de jaarbijdrage en/of de bijdrage voor lidmaatschap en/of activiteiten vast. De jaarbijdrage kan door het algemene bestuur jaarlijks worden herzien. Tevens kan het algemene bestuur beslissen om kortingen toe te staan voor een lidmaatschap dat later in het verenigingsjaar aanvangt.
Het algemene bestuur heeft de bevoegdheid om leden die om welke reden dan ook nuttig zijn voor de werking van de club, aan te stellen tot het volgen van de bestuursvergaderingen. Tevens heeft het algemene bestuur de bevoegdheid om een aangesteld lid stemgerechtigd te maken. De aanstelling gebeurd bij stemming met gewone meerderheid. De aanstelling is geldig tot het – na stemming – intrekken van de aanstelling.

ARTIKEL 6. Naamgeving

De naamgeving bestuur in alle volgende artikels van dit reglement duidt op het algemene bestuur tenzij anders vermeld.

ARTIKEL 7. Vergaderingen

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of minstens twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter of bij ontstentenis de ondervoorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.
Het bestuur zal jaarlijks op de algemene vergadering verantwoording afleggen aan alle leden over het gevoerde beleid en het financiële beheer. Bij deze gelegenheid zal het bestuur ook openheid verschaffen over de gevoerde boekhouding en de financiële rekeningen en toestand van de vereniging.

ARTIKEL 8. Indienen van agendapunten

Agendapunten dienen uiterlijk 14 dagen voor een bestuursvergadering schriftelijk aan de secretaris te worden gericht. De secretaris kan in overleg en na akkoord van de overige bestuursleden de indiener van het agendapunt om bijkomende inlichtingen verzoeken of uitnodigen tot het toelichten van het agendapunt op de bestuursvergadering.

ARTIKEL 9. Verslaglegging

De vaststelling van de verslagen gebeurt op de volgende bestuursvergadering. Hierna wordt dit verslag door de secretaris openbaar gemaakt
Het openbare verslag kan ook worden gedaan in de vorm van een samenvatting van de gegeven adviezen en de genomen besluiten.

ARTIKEL 10. Beslissingen

Beslissingen op de bestuursvergaderingen worden bij eenvoudige meerderheid door de aanwezige leden genomen. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de statuten of een artikel in dit reglement anders besluit.
Bij onmogelijkheid in welke vorm ook, om een beslissing te nemen door het bestuur zullen de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester in een besloten vergadering een beslissing nemen.
De tot verenigingsbestuurder benoemde is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend

ARTIKEL 11.Taken van het bestuur

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
1. namen en adresinformatie van de leden
2. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en
  vergaderingen van het bestuur
3. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid die daarom verzoekt, binnen twee weken inzage worden verstrekt over zijn eigen gegevens
Het bestuur is bevoegd om namens de vereniging het lidmaatschap van elk afzonderlijk lid te beëindigen. Dit in het bijzonder indien een lid niet aan een of meerdere in de statuten of in dit reglement genoemde plichten of bepalingen voldoet. Het bestuur is niet genoodzaakt om een reden voor de beëindiging op te geven
Besluiten en beslissingen dienen door het bestuur bekend te worden gemaakt aan de leden door publicatie in het clubblad, op de website of via e-mail
Het bestuur kan zonder voorafgaande raadpleging van de leden bijkomende reglementen uitvaardigen om de goede werking van een activiteit te garanderen.

Onder bijkomende reglementen vallen, echter niet beperkt tot: Een reglement op het gebruik van informaticamateriaal, een wedstrijd reglement, …

Indien één der bestuursleden zijn taak onvoldoende naar behoren uitvoert, dan moet op vraag van minimaal 3 bestuursleden, het algemene bestuur overgaan tot stemming over het bestuurslid.

ARTIKEL 12.Taken van de voorzitter

De voorzitter geeft leiding aan de vereniging en zit de algemene ledenvergaderingen en de vergaderingen van het bestuur voor. Belangrijke besluiten (besluiten welke een grote impact op de club of de werking van de club hebben) kunnen door de voorzitter aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd
De voorzitter is gehouden om minstens eenmaal per jaar een algemene ledenvergadering samen te roepen
De voorzitter zal in overleg met de secretaris de agenda opstellen van de vergaderingen
Vaststellen datum en tijdstip vergadering
Bepalen van de procedure per agendapunt
Opvolging en uitvoering van agendapunten, beslissingen en adviezen van het bestuur
De voorzitter kan indien hij dit nodig acht, of indien een artikel uit dit reglement het voorziet besluiten om een besloten vergadering te beleggen

ARTIKEL 13. Taken van de ondervoorzitter

De ondervoorzitter vervangt bij ontstentenis de voorzitter en heeft bijgevolg dezelfde taken als de voorzitter
Ondersteuning van de voorzitter

ARTIKEL 14. Taken van de secretaris

Het notuleren van de algemene ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen
De administratieve voorbereiding en uitvoering van deze vergaderingen
Het verzorgen van de officiële briefwisseling
Het opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter
Het opstellen van het jaarverslag
Het bijhouden en klasseren van vergaderstukken

ARTIKEL 15. Penningmeester

De penningmeester verzorgt de financiële administratie op zodanige wijze dat de financiële rechten en verplichtingen van de vereniging daaruit te allen tijde kunnen worden gekend
De rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar legt hij op een algemene ledenvergadering voor
Het tijdig voorbereiden van de jaarlijkse begroting
Het innen en beheren van de bijdragen. Bijdragen omvatten eventuele jaarbijdragen als eventuele bijdragen voor deelname aan een activiteit
Het ontplooien van initiatieven ter verkrijging van subsidies
De penningmeester is bevoegd alle in de begroting opgenomen betalingen te verrichten. Indien niet op de begroting vermelde uitgaven moeten worden gedaan, dient één van de andere bestuursleden mee te tekenen

ARTIKEL 16. Taken van de verantwoordelijke ledenwerking

Opnemen van nieuwe leden
Bijhouden van de ledenadministratie
Uitvoeren van de bestuursbeslissingen aangaande ledenwerking
Uitbrengen van adviezen aangaande ledenwerking naar het bestuur toe
Afhandelen van vragen en problemen in de ledenwerking
Opvolgen van inschrijvingen en deelname aan activiteiten
Rapporteren aan het bestuur over de ledenwerking

ARTIKEL 17. Taken van de verantwoordelijke communicatie

Realiseren van interne en externe communicatie
Uitbrengen van adviezen aangaande communicatie naar het bestuur toe
Uitvoeren van de bestuursbeslissingen aangaande communicatie
Onderhouden van de nodige contacten met derden met het oog op het voeren van een gepast communicatiebeleid
Opvolging van de inhoud website en clubblad
Rapporteren aan het bestuur over de gevoerde communicatie

ARTIKEL 18. Taken van de webbeheerder

Onderhoud en beheer van de website
De Beheer van de documenten op de Webserver
Het beheer van en controle op de machtigingen van de website
Verificatie van de documenten (HTML syntax, hyperlinks, keywords, etc …)
Bewaakt de capaciteit van de website
Geeft training aan content contributors

LEDEN

ARTIKEL 19 Lidmaatschap

Een ieder dient, alvorens toegelaten te kunnen worden tot het lidmaatschap, akkoord te gaan met het huishoudelijke reglement
Alleen personen die via een arbeidscontract verbonden zijn aan één der KBC groepsmaatschappijen of die na een actieve loopbaan bij één der KBC groepsmaatschappijen op rust gesteld zijn, kunnen lid worden van de personeelsvereniging KBC-Fotoclub
Om lid te worden dient het toekomstige lid een aanvraagformulier in te vullen en terug te bezorgen aan het bestuur. Het aanvraagformulier kan online via de website worden ingevuld. Indien een toekomstig lid in de onmogelijkheid is om het online formulier in te vullen, dan kan hij/zij contact op nemen met de ledenverantwoordelijke. De ledenverantwoordelijke kan dan een andere manier voorstellen om lid te worden.
De leden en hun rechtsopvolgers kunnen geen deel hebben in het vermogen van de organisatie. Evenmin hebben de leden geen recht op een aandeel in de behaalde winsten, alsook kunnen zij geen opbrengsten halen uit de organisatie. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen leden of hun rechtsopvolgers nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.

ARTIKEL 20 Bevoegdheid

De leden zijn niet bevoegd om namens de vereniging rechtshandelingen aan te gaan. In het bijzonder zijn zij niet bevoegd om evenementen namens te vereniging te organiseren dan wel af te gelasten.

ARTIKEL 21 Rechten en plichten

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuursvergadering), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Dit recht kan door het bestuur worden beperkt door het uitvaardigen van bijkomende reglementen, richtlijnen of voorwaarden om aan een activiteit deel te nemen. (Bijvoorbeeld het beperken van het aantal deelnemers aan een activiteit).
De leden zijn verplicht veranderingen in hun adresgegevens binnen de maand aan de verantwoordelijke ledenwerking op te geven.
De leden zijn verplicht de jaarbijdrage te voldoen voor 1 maart van het betreffende verenigingsjaar. Indien het lidmaatschap later in het verenigingsjaar aanvangt dient men de jaarbijdrage zo spoedig mogelijk te voldoen, echter voor het einde van het betreffende verenigingsjaar.
De leden zijn verplicht, indien zij zich aanmelden voor een door de vereniging georganiseerd evenement, de kosten voor dit evenement voor aanvang te voldoen.
De leden hebben het recht agendapunten aan te brengen op de bestuurs- en ledenvergaderingen. Het indienen van agendapunten dient conform de regels van het artikel 8 uit het huishoudelijke reglement te gebeuren.

ARTIKEL 22 Beëindigen van het lidmaatschap

Beëindiging van het lidmaatschap kan door een éénvoudige schriftelijk verzoek aan de verantwoordelijke ledenwerking. Het lidmaatschap gaat onmiddellijk in na bevestiging door de verantwoordelijke ledenwerking. Bij ontstentenis van een bevestiging wordt het lidmaatschap automatisch als beëindigd beschouwd 14 dagen na de aanvraag tot beëindiging. Eventuele betaalde bijdragen worden niet in mindering gebracht, noch terug betaald.
Leden waarvan de arbeidsovereenkomst met één der KBC groepsmaatschappijen geschorst wordt, hetzij op eigen aanvraag, hetzij vanwege KBC, kunnen enkel gedurende het lopende verenigingsjaar lid blijven. Na afloop van het verenigingsjaar vervalt hun lidmaatschap automatisch.

Aansprakelijkheid

ARTIKEL 23 Aansprakelijkheid van het bestuur voor het gedrag van leden

Het bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor tekortkomingen die voortspruiten uit het gedrag van de leden. Meer bepaald ten aanzien van optreden in openbaar en in publicaties van foto’s via eender welke vorm moeten de leden zich houden aan de algemeen gangbare vormen van goede zeden.
Het bestuur kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging aan of verlies van fotografische werken van de leden, voortkomend uit normaal gebruik bij bespreking, tentoonstelling, verzending, enz…
Het bestuur kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging van of verlies van fotografie materiaal van leden.

ARTIKEL 24 Aansprakelijkheid van leden betreffende beeldmateriaal

Dit artikel behandelt de aansprakelijkheid van alle aangeleverd beeldmateriaal, ongeacht de plaats waar het wordt gepubliceerd (zoals daar zijn, maar niet beperkt tot: website, clubblad, wedstrijd, tentoonstellingen, …).
Het aanleveren van beeldmateriaal (foto’s e.d.) is onderworpen aan de hierna vermelde voorwaarden waarvan u als lid van KBC-Fotoclub verklaart kennis te hebben genomen en de tekst te aanvaarden:
- U garandeert dat u zelf de uitsluitende eigenaar bent van alle rechten m.b.t. het door u ingediende beeldmateriaal of dat u de nodige toestemming heeft van iedereen die rechten t.a.v. dat materiaal kan laten gelden, in het bijzonder van de geportretteerde(n). U geeft KBC-Fotoclub bovendien de toestemming en/of u garandeert dat KBC-Fotoclub over de toestemming van de rechthebbende(n) beschikt om het ingediende beeldmateriaal op te slaan.
- Het bestuur van KBC-Fotoclub kan u vragen het bewijs te leveren van uw rechten en van de toestemming van de rechthebbende(n). U zult bovendien KBC-Fotoclub vrijwaren en vergoeden voor alle claims en schade waarmee KBC-Fotoclub geconfronteerd wordt ten gevolge van het opslaan en/of publicatie van het door u ingediende beeldmateriaal door KBC-Fotoclub.
- KBC-Fotoclub behoudt zich het exclusieve recht voor ingediend beeldmateriaal te weigeren zonder opgave van reden.
- Niet alle beeldmateriaal komt in aanmerking voor publicatie. Het volgende mag in elk geval niet:
  - Materiaal dat een inbreuk pleegt op intellectuele eigendomsrechten van derden zoals merken, logo’s, slogans, merkproducten, materiaal waarop auteursrechten rusten of beschermd zijn als tekening of model, evenals vennootschapsnamen, handelsnamen en domeinnamen;
  - Reclame of promotiemateriaal;
  - Materiaal dat bekende figuren, zoals acteurs, muzikanten, sportlui, stripfiguren weergeeft of ernaar verwijst;
  - Beelden van naakte of halfnaakte volwassenen of kinderen, of seksueel expliciet materiaal;
  - Materiaal dat geweld, haatuitingen, discriminatie of wreedheid tegenover mensen of dieren, godslastering of obsceniteiten bevat of ertoe aanzet;
  - Materiaal m.b.t. politiek of religie;
  - Materiaal m.b.t. criminele of illegale activiteiten of asociaal gedrag of asociale groeperingen;
  - Materiaal m.b.t. wapens;
  - Materiaal m.b.t. het aanzetten tot of gebruik van alcohol, tabak, drugs of andere verslavende middelen;
  - Materiaal m.b.t. laster of smaad;
  - Beledigend of kleinerend materiaal;
  - In het algemeen materiaal dat aanstootgevend is en indruist tegen de openbare orde of goede zeden.

Activiteiten

ARTIKEL 25 Deelname aan een activiteit

Het deelnemen aan een activiteit kan door inschrijving via de website of via email aan de verantwoordelijke ledenwerking. De deelname is pas definitief na bevestiging door de verantwoordelijke ledenwerking en na het voldoen van de gevraagde bijdrage.
Indien voor deelname aan een activiteit er juridische documenten noodzakelijk zijn om zowel de club als de leden te vrijwaren (bijvoorbeeld modellencontracten, …) dan worden deze door het bestuur ter beschikking gesteld. De ter beschikkingstelling kan aan een individueel lid zijn of door het bestuur voor gans de club worden afgesloten.

ARTIKEL 26 Beperking op het aantal deelnemers van een activiteit

In het geval dat er meer inschrijvingen voor een evenement of activiteit zijn dan er ruimte is voor plaatsing, vallen de volgende leden in de hieronder genoemde volgorde af voor deelname aan het betreffende evenement of activiteit. Het bestuur is bevoegd om in elk afzonderlijk geval een uitzondering op deze regels te maken.
1. Zij die niet voldoen aan een of meerdere in de Statuten of in dit reglement genoemde regels of bepalingen.
2. Zij die zich, op volgorde van inschrijving, na een door het bestuur van tevoren aangekondigde sluitingsdatum voor het betreffende evenement hebben aangemeld.
3. Zij die zich in het verleden meer dan 2 maal inschreven voor deelname aan een activiteit, zonder te komen opdagen.
4. Zij die zich, op volgorde van inschrijving als laatste hebben aangemeld voor het betreffende evenement

ARTIKEL 27 terugtrekking van deelname aan een activiteit

Indien het lid zich, na bevestiging van plaatsing voor het evenement, toch terugtrekt van deelname, dan zijn volgende regels van toepassing:
- Indien de terugtrekking minder dan 14 kalender dagen voor de aanvang van de activiteit gebeurt, dan is er geen teruggave van de bijdrage aan de activiteit.
- Indien de terugtrekking 14 kalender dagen of meer voor de aanvang van de activiteit gebeurt, dan wordt de bijdrage teruggestort.
- Het bestuur kan beslissen om indien noodzakelijk het aantal kalenderdagen en of een eventuele terugtrekking van de bijdrage aan te passen. Bijvoorbeeld voor activiteiten die lang op voorhand moeten gepland en betaald zijn. Een dergelijke beslissing zal op voorhand en voor inschrijving vermeld worden.

Slotbepalingen

ARTIKEL 28 Bijkomende reglementen

Elk lid erkent het recht van het bestuur om bijkomende reglementen uit te vaardigen. Deze bijkomende reglementen kunnen activiteitsgebonden (bijvoorbeeld een wedstrijd reglement) als ook algemeen zijn (bijvoorbeeld een computerreglement)

ARTIKEL 29 Slotbepaling

In gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien beslist het algemene bestuur bij gewone meerderheid van de aanwezige leden.

Voorzitter,
Ondervoorzitter,
Secretaris,
Penningmeester,

Links